Assistant(e) Administratif(ve), MICEFA

Nom du programme/ université : MICEFA

Intitulé du poste : Assistant(e) Administratif(ve)

Type de contrat : CDD 1 an, renouvelable

Lieu du poste : Paris 14

Missions et activités du poste :

Accueil et orientation des étudiants américains et français (plus de 300 personnes)
D’un point de vue académique
Organisation des visites de campus en Ile-de-France
Inscription des étudiants nord-américains dans les universités partenaires françaises
Gestion des curricula des étudiants nord-américains lors de leur séjour d’étude en France et envoi des relevés de notes vers l’Amérique du Nord en accord avec la Coordinatrice des affaires étudiantes (liste des cours, évaluation, transfert de crédits…).
Organisation d’activités culturelles (visites, excursions.) de la réservation à l’accompagnement des étudiants
Gestion de la communauté MICEFA sur Facebook.
Mise à jour du site internet, traduction des pages et nouvelles sur le site (newsletter deux fois par an)
La rentrée : Août-Septembre & Janvier
Coordination de la recherche et de la mise en place de logements pour les étudiants (150 par an)
Coordination des visas et des demandes de titres de séjour (100), participation aux sessions d'information organisée par la Préfecture de Paris., Contact avec l’OFII.
Animation partagée avec la coordinatrice des affaires étudiantes des sessions d’adaptation culturelles (entre deux et trois par rentrée). Mise en place et animation de la réunion « Jobs ».
Ouverture de compte bancaire, téléphone et Pass Navigo, ImagineR….
Gestion des offres de babysitting
Vie quotidienne
Assistance en cas de problèmes de santé, de vol, d’agression…accompagnement chez le médecin si nécessaire.
Gestion des offres de babysitting et diffusion.
Astreinte téléphonique hors horaire de bureau et week-end répartie entre les membres du personnel.
Assurance étudiants et responsabilité civile pour les étudiants nord-américains
Souscription de contrats d’assurance Chartis (étudiants français)
Aide à la souscription de contrats de responsabilité civile (LMDE, SMEREP), assurance contrats d’habitation si nécessaire.
Administration du bureau
Aide à la supervision des stagiaires
Traduction/ Interprétation
Préparation des Assemblées Générales de l'association: courriers, courriels, établissement de rapports, compte rendus, statistiques ...
Evénements de la MICEFA
Responsable Logistique (commandes, réception…)
Lien avec les prestataires de service (CROUS, Général Entretien)
Courrier (Poste, Federal Express)
Banque (dépôt de chèques, retrait de carnet)

Formation exigée :

Licence (Bac +3)

Conditions de travail :

Quelques déplacements avec les étudiants pour les excursions par année (le samedi)
Astreinte téléphonique partagée avec deux autre membres de l'équipe.

Documents à fournir par le/la candidate :

CV et lettre de motivation dans les deux langues (anglais, français)

Contact: info@micefa.org